Services aux éditeurs

Interventions

Dans ses interventions auprès des déposants, l'IMEC distingue deux types d'archives qui nécessitent des interventions différentes - et complémentaires :

• les archives historiques qui ne sont que peu et rarement utilisées par l'entreprise elle-même, mais sont précieuses car elles témoignent de l'histoire de l'entreprise et de ses productions depuis sa création,
• les archives vivantes auxquelles l'entreprise a plus ou moins fréquemment recours et qui demeurent indispensables à son fonctionnement.

De ce fait, si un déposant souhaite ouvrir progressivement ses archives historiques à la recherche scientifique et entreprendre une mise en valeur de ce patrimoine, l'IMEC propose d'accueillir et de gérer ces archives à caractère patrimonial et d'effectuer dans les meilleurs délais un premier inventaire et un classement en tenant compte à la fois des exigences de conservation et des besoins d'accès du déposant à ses archives, incluant des modalités de consultation confidentielle ou différée. Conjointement à la mise en place de ce dispositif, l'IMEC assure le suivi des recherches et publications liées au fonds ainsi constitué.

Dans le cadre d'un dépôt d'archives historiques d'un éditeur, l'IMEC assure la conception intellectuelle de l'organisation des fonds qui lui sont confiés, ainsi que le financement des opérations courantes de conservation, de consultation sur place et de protection des fonds - le financement des expertises, assurances, déménagements, installations et classements des fonds font cependant l'objet de conventions particulières.

L'IMEC peut également effectuer à la demande d'un éditeur différentes sortes de prestations concernant ses archives, historiques et vivantes.

Ces interventions, réalisées par des collaborateurs de l'IMEC, sont conçues et organisées pour s'inscrire dans la dynamique d'une politique d'archives spécifique à chaque maison d'édition, c'est-à-dire qui tienne compte de la culture et de l'histoire particulières de l'entreprise. La définition de cette politique d'archives doit permettre à la fois la sauvegarde et la consultation (par elle-même ou par des tiers) des archives historiques de l'entreprise et la gestion efficace de ses archives vivantes en fonction des contraintes et exigences de sa production contemporaine. L'objectif est évidemment que ces archives vivantes puissent, au fur et à mesure des évolutions de l'entreprise, venir compléter périodiquement ses archives historiques, suivant un rythme qui sera décidé en commun par l'entreprise et l'IMEC.

Dans cette perspective, l'IMEC peut donc réaliser les actions suivantes :

• définition et mise en place d'une politique d'archives au sein de l'entreprise :
  • inventaire, classement et expertise qualitative des archives existantes,
  • répartition archives historiques - archives vivantes,
  • conseils pour la conservation, le classement et la consultation des archives,
  • études des besoins et fréquences d'utilisation des archives par l'entreprise et élaboration d'un cahier des charges,
  • formation du personnel à la constitution et la gestion des archives internes,
• conception et réalisation d'expositions ou de publications sur l'histoire de l'entreprise (V. des exemples plus bas en Valorisation).
• recherches documentaires sur l'histoire de l'entreprise.
• constitution d'archives orales de l'entreprise.

Toutes ces actions engagées à la demande de l'entreprise feront l'objet d'une expertise préalable et de devis.

Traitement documentaire

Les archives d'éditeurs confiées à l'IMEC font l'objet d'un classement par service et sont décrites selon la norme internationale ISAD-G.

Reconditionnées dans du matériel de conservation non acide (pH neutre), conservées dans des locaux à température et hygrométrie constantes, elles sont inventoriées dans un système de gestion d'archives.

Les grandes collections d'imprimés confiées par les maisons d'édition, recouvrant leur production de façon très exhaustive, sont soumises à un reclassement par collection et suivant l'ordre chronologique de parution. C'est ainsi que physiquement, sur les rayons mêmes, sont données à voir, à suivre dans le détail, les évolutions du catalogue de chaque éditeur. Progressivement l'IMEC procède au catalogage de ces grands ensembles, en suivant le format UNIMARC.

Communication

Tous les dossiers et ouvrages peuvent être communiqués aux services de l'éditeur-déposant qui en font la demande - de préférence à travers un service centralisant les relations avec l'IMEC - l'acheminement des documents s'effectuant par transport sécurisé. Cette prestation est facturée.

Valorisation

Autour de ces archives, l'IMEC mène une politique de valorisation à travers des publications, des expositions et des journées d'études.