Les étapes de l'archivage

	Réception des fonds Après avoir signé un contrat de dépôt établi entre les ayants droit et l’IMEC, les caisses d’archives sont retirées du domicile du déposant ou de tout autre lieu de stockage et sont ensuite acheminées dans les locaux de l’abbaye d’Ardenne. Un pré-inventaire est effectué lors du déménagement afin de numéroter les caisses d’archives et d’établir une description succincte de leur contenu. Le transport est confié à des professionnels du déménagement ou au personnel de l’Imec selon la taille du fonds.
Dépoussiérage A leur arrivée, les archives sont stockées dans leur conditionnement d’origine en attente d’un dépoussiérage. Les locaux de l’IMEC sont pourvus d’un local de dépoussiérage par lequel passent tous les fonds. Cet espace est pourvu d’un matériel de dépoussiérage spécialement adapté au traitement des archives et des imprimés. Pour les archives, on pratique un type de dépoussiérage par brossage. A partir d’une table de dépoussiérage munie d’une hotte aspirante, les archives sont brossées feuille à feuille à l’aide de brosses souples. Les objets métalliques (agrafes, trombones…) sont systématiquement retirés des documents pour éviter qu’ils ne rouillent et endommagent le papier. Lorsque certains documents sont en mauvais état sanitaire (moisissures, bactéries, insectes), ils sont isolés puis soumis à un traitement phytosanitaire. On procède également à de petites réparations en cas de déchirures du papier. Les documents sont ensuite reconditionnés dans du matériel de conservation au pH neutre (non acide) avec recharge alcaline qui permet une plus longue durée de vie du papier et ralentit les méfaits du temps. Les documents sont conservés à plat dans des boîtes en polypropylène neutre qui les protège de la poussière, de l’humidité et de la lumière. Le dépoussiérage des imprimés se fait par aspiration directe à l’aide d’aspirateurs munis de filtres absolus. Les volumes sont ensuite catalogués, couverts et munis d’une étiquette et d’un antivol avant d’être mis en rayonnage dans la bibliothèque où ils seront accessibles à la consultation par les chercheurs.
	Classement Une fois les archives reconditionnées, elles sont confiées à un archiviste qui va s’occuper de leur classement intellectuel en se basant sur un plan de classement préétabli. Il existe trois plans de classement différents s’adaptant au fonds d’auteur, d’éditeur ou d’associations et institutions. Le plan de classement Auteur a été élaboré de manière à ce qu’il puisse s’adapter à tout type de fonds d’auteur en tenant compte de la diversité de leurs fonctions (écrivain, journaliste, critique, philosophe, artiste, chorégraphe, metteur en scène, cinéaste…). Le plan de classement Editeur a été conçu sur le modèle des grandes maisons d’édition qui sont constituées de plusieurs directions et services.
Conditionnement Les documents sont insérés dans des chemises de papier au pH neutre (non acide) pour éviter qu'ils ne se détériorent (jaunissement, friabilité).
	Catalogage Les documents rejoignent le fonds d'archives nouvellement créé ou déjà constitué sur l'auteur. Ils sont ensuite rangés dans des salles où la température et l'hygrométrie sont stables.
Inventaire et cotation Une fois le fonds classé, l’archiviste peut alors procéder à la saisie informatisée des différentes pièces d’archives à l’aide d’un logiciel de base de données. Ce logiciel permet de décrire chaque document dans sa forme et son contenu en saisissant ses caractéristiques dans une notice de description archivistique composée de plusieurs champs. Chaque champ se présente comme un élément de la description qui a pour fonction de définir un aspect du document. Il porte un titre suivi d’une zone de texte à remplir par l’archiviste. Par exemple sous le champ «Titre propre» figurera l’intitulé du document. Pour être complète, une notice doit comporter au minimum les champs suivants : une cote, un titre, un auteur, des dates de création, une rubrique de classement, une analyse (qui permet de préciser le contenu du document si le titre n’est pas suffisamment explicite), et une description matérielle (nature du document –manuscrit, tapuscrit, lettre- et son volume –nombre de feuillets).
	Numérisation Certains documents visuels (photographies, illustrations) sont trop précieux ou trop fragiles pour être proposés en libre consultation. Ils sont donc numérisés pour pouvoir être visionnés sur ordinateur.